1.Objet et champ d’application

Les présentes conditions générales (ci-après :« CG ») régissent la relation contractuelle entre, d’une part, la personne physique ou morale qui commande des services SUNESIS ASBL, en son nom propre ou pour compte de tiers, tant à des fins professionnelles que privées dénommée ci-après « le Preneur » et, d’autre part, SUNESIS ASBL ayant son siège social à Waterloo Office Park – Bâtiment O sise Drève Richelle, 161/90 à 1410 WATERLLO et numéro d’entreprise BE 0679.433.629.


Les présentes CG s’appliquent à toutes commandes de Services passées auprès de SUNESIS ASBL directement sur le site web www.sunesis.be, ou par tout autre moyen de contact (écrit ou verbal).


Le Preneur reconnaît avoir pris connaissance, au moment de la passation de commande, des CG de vente via notre site web www.sunesis.be et déclare les accepter sans réserve. Ces CG peuvent être modifiées sans préavis.

2.Modalités d’exécution

La date d’exécution des Services SUNESIS ASBL sera confirmée par téléphone, par courrier ou par courriel adressé au Preneur entenant compte des disponibilités indiquées par celui-ci lors de la commande. En cas de déplacement en vain de SUNESIS ASBL sans avertissement écrit préalable (via l’adresse électronique : info@sunesis.be) du Preneur, une indemnité forfaitaire de 47 Euro (htva) couvrant les frais de déplacement inutile et les frais administratifs sera facturée à ce dernier.


3.Détermination et révision des prix – Facturation et paiement

Le Preneur se réserve le droit d’honorer sa commande de prestation de service selon les modalités de paiement publiées sur le site www.sunesis.be à sa seule discrétion parmi les choix mentionnés ci-après : (1) Paiement en ligne lors de la prise de rendez-vous par le biais du site web par anticipation (soit préalablement à l’exécution de la mission) (2) Paiement par virement bancaire par anticipation (soit préalablement à l’exécution de la mission) (3) Paiement par virement bancaire à la réception de la facture (4) Paiement sur place en liquide ou par le biais d’un système de paiement par carte. Le paiement des factures doit être exclusivement honoré à SUNESIS ASBL ou au vendeur en personne. Par conséquent, SUNESIS ASBL ne peut être aucunement tenu de réclamer sa liquidation à des tiers. Les rapports d’intervention ne seront transmis au Preneur qu’à partir du moment où SUNESIS ASBL aura reçu son paiement. SUNESIS ASBL se réserve le droit de réduire ou augmenter le nombre de modalités de paiement disponibles.
Toute information pertinente à ce sujet sera communiquée avant l’introduction de votre commande sur le site www.sunesis.be.


Les paiements tardifs portent de plein droit et sans mise en demeure un intérêt de 10 %, ainsi qu’une indemnité forfaitaire de 10 % du montant facturé (avec un minimum de 30 €) à titre de clause pénale.

4.Droits de propriété intellectuelle

Sans préjudice de toute convention particulière écrite contraire, tous les droits de propriété intellectuelle relatifs aux prestations fournies par SUNESIS ASBL demeurent la propriété de SUNESIS ASBL ou des ayants droits existants et ne sont en aucun cas cédés au Preneur, et aucun droit d’utilisation, droit de reproduction ou License n’est conféré au Preneur sur ceux-ci. Toutefois, les rapports établis par SUNESIS ASBL pour le Preneur pourront être photocopiés ou scannés dans leur intégralité en vue de leur conservation ou de leur transmission à des tiers.

5.Force Majeure

Si SUNESIS ASBL était empêchée d’exécuter ou d’achever l’un quelconque des services pour lesquels le contrat a été conclu, en raison d’un cas de force majeure (catastrophe naturelle, grèves, lock-out, maladie, décès ou démission de l’agent chargé de la mission, bugs ou virus informatiques, incidents d’ordre technique, pénurie de main d’œuvre ou le fait que le Preneur ne respecte pas ses obligations contractuelles, elle prendra immédiatement contact avec le Preneur afin de l’en avertir et de fixer un nouveau rendez-vous.

6.Dispositions diverses

Si une ou plusieurs des dispositions des présentes CG était déclarée illégale, nulle ou inapplicable, la validité et l’opposabilité des autres dispositions n’en serait pas affectée ou diminuée.

7.Protection des données à caractère personnel

SUNESIS ASBL traite les données à caractère personnel du Preneur ou de ses employés conformément à la législation belge et européenne en matière de protection des données à caractère personnel.


SUNESIS ASBL ne rend aucune information du Preneur publique. Si, pour des raisons diverses cela ne devait pas être le cas, SUNESIS ASBL indiquerait au Preneur, à l'avance, les informations qu’il a l'intention de rendre publiques.


Quand SUNESIS ASBL est tenu par la loi de diffuser des informations confidentielles ou lorsqu'il y est autorisé par des engagements contractuels, le Preneur ou la personne concernée seront avisés des informations divulguées, sauf si la loi l'interdit.


‍Les informations sur le Preneur, obtenues auprès de sources autres que ce dernier (par exemple plaignant, autorités de régulation), sont traitées comme confidentielles.

8.Impartialité

SUNESIS ASBL indépendant des Preneurs pour lesquels il réalise les inspections.


SUNESIS ASBL identifie en continu les risques susceptibles de porter atteinte à son impartialité, c’est-à-dire chaque fois qu’un événement qui pourrait avoir des conséquences sur l'impartialité de SUNESIS ASBL ou son personnel se produit.


Cette identification inclus les risques découlant de ses activités ou de ses relations, ou les relations du personnel. Le formulaire « EIMP-01/02 » identifie les risques et la manière dont ils sont éliminés ou minimisés.


Toute identification de risque de manque d’impartialité est évaluée par le Comité de Direction et, si nécessaire, le formulaire « Risque pour l’impartialité » est mis à jour.


Le code de déontologie repris dans la description de fonction signée du personnel impose que tout risque de manque d’impartialité et/ou les tentatives d'influencer de manière déplacée le personnel de SUNESIS ASBL seront repoussées et seront rapportées au Responsable Technique (ou à un membre du Comité de Direction).

9.Réclamation / appel

SUNESIS ASBL est responsable de toutes les décisions à tous les niveaux du processus de traitement des réclamations et appels.


Les analyses et les décisions relatives aux appels ne donnent lieu à aucune action discriminatoire. Le processus ci-dessous documente l’enregistrement, l’analyse et le traitement des réclamations et des appels.


Toutes réclamations concernant les services de SUNESIS ASBL doivent être envoyées par écrit au siège de l’organisme, par e-mail ou communiquées verbalement.


La réclamation doit comporter le numéro du procès-verbal concerné, l’adresse du contrôle, les coordonnées complètes de la personne posant la réclamation, ainsi que les raisons de celle-ci.


Les réclamations sont transcrites sur le formulaire « EQUA-03/01 » qui est transmis au Responsable Qualité (la réclamation écrite est annexée au formulaire). À réception d'une réclamation, le Comité de Direction de SUNESIS ASBL confirme si la réclamation est liée aux activités d'inspection dont il a la responsabilité, et dans l'affirmative, il traite la réclamation. Si la réclamation n’est pas suivie d’une action, la raison sera documentée et validée par le CD sur le formulaire « EQUA-03/01». SUNESIS ASBL est responsable de la collecte et de la vérification de toutes les informations nécessaires lui permettant de valider les réclamations ou les appels. Le Comité de Direction garanti que toute action appropriée sera entreprise. SUNESIS ASBL accuse réception de la réclamation ou d'un appel et fourni au plaignant les rapports d'avancement et les résultats. La décision à signifier au plaignant est prise, ou examinée et approuvée par un ou des membres du Comité de Direction n'ayant pas été impliqué(s) dans les activités d'inspection à l'origine de la réclamation ou de l'appel.


Toutes les informations relatives au traitement d’une réclamation ou d’un appel sont documentées sur le formulaire « EQUA-03/01».


SUNESIS ASBL notifie dûment le plaignant de la fin du processus de traitement de la réclamation ou de l'appel. La correspondance (comme la lettre/e-mail du client, la lettre/e-mail de réponse au client ou tout autre courrier) est archivée par le RQ avec le formulaire « Demande d’Amélioration ». Lors des revues périodiques du système de management par le Comité de Direction, un récapitulatif des réclamations et appels est présenté par le RQ.


Remarque : Lorsqu’une contre inspection doit être réalisée, elle le serait par un inspecteur différent de celui qui a réalisé l’inspection initiale.

10.Droit applicable et résolution des litiges

Toutes les conventions auxquelles les CG s’appliquent, ainsi que toutes autres conventions qui en découlent, sont exclusivement régies par le droit belge. En cas de litige entre les parties, seuls les tribunaux de l’arrondissement judiciaire de notre siège d’exploitation sont compétents.